Quesako
Un magasin est un local destiné à recevoir, conserver et dispatcher des marchandises, des provisions ou du matériel.
Dans le milieu de l’évènementiel, il est notamment destiné à ranger et centraliser le matériel nécessaire au montage, à l’exploitation et au démontage des différentes infrastructures, espaces, scénographies, mobilier…
Le magasin est un lieu de gestion dynamique : le matériel et les marchandises entrent et sortent régulièrement, son rôle est donc de faciliter la logistique de ces mouvements.
Le magasin au Don Jigi Fest
Avant la mise en place d’un magasin au Don Jigi Fest le matériel était stocké dans plusieurs endroits et aucun suivi n’était fait, compliquant la logistique et entraînant de nombreuses pertes de matériels. Le magasin a désormais pour objectif de centraliser plusieurs fonctions dans un même lieu :
- La réception des livraisons
- Le rangement du matériel de chaque poste de production
- La gestion des plannings d’utilisation du matériel et des runs de réapprovisionnement
- Le rangement des clefs des véhicules
- Le stockage et la recharge des talkies-walkies
- Le stockage des denrées alimentaires (hors frais)
La mise en place du magasin a permis de réduire drastiquement les pertes en responsabilisant les emprunteurs. A titre d’exemple, 50 cutters ont été achetés en 2019 contre 150 sur les éditions précédentes ! Au total, le DJF a économisé 5 000 € d’achat de petits matériels dès la première année.
Le magasin permet d’anticiper les ruptures de stock et donc de prévoir des runs de réapprovisionnement optimisés. Résultat : moins de déplacements, moins d’achats en urgence sur des plateformes internet peu respectueuses des droits sociaux et environnementaux et plus besoin de prévoir des marges de sécurité en achetant les produits en double ou triple.
La gestion comptable est également facilitée lorsque les achats sont centralisés.
Mettre en place un magasin pour mon festival
• Lister les besoins : établir un tableur avec tout le matériel nécessaire par poste de production. Si un inventaire du stock a été fait, ces deux listes peuvent être fusionnées : on pourra ainsi éviter les rachats.
Anticiper et centraliser tous les besoins permettra de réduire le nombre de commandes, de limiter les déplacements, d’avoir une marge de négociation plus importante grâce à l’effet de volume et d’appliquer plus facilement des critères éco-responsables.
• Trouver un lieu adapté :
– Sécurisé : verrouillable et à l’abri des intempéries
– Eclairé : idéalement avec des lumières à détection de mouvement
– Central pendant toutes les temporalités du festival (montage, exploitation, démontage)
– Accessible facilement : éviter les couloirs ou les portes étroites, idéalement avec un quai de déchargement ou une rampe pour faciliter les livraisons
– Spacieux pour accueillir toutes les marchandises et faciliter la circulation
• Aménager : prévoir le matériel nécessaire au rangement : le DJF a fait le choix d’étagères en palettes qui servent le reste de l’année pour stocker le matériel. Des tables ou des praticables peuvent également faire l’affaire. Penser éco-responsabilité et durabilité : emprunter, louer ou construire à partir de matériaux de récup !
• La gestion opérationnelle du magasin du magasin doit bien être anticipée : qui gère les entrées et sorties ? Quels horaires ? Sera-t-il en libre accès ? Le DJF a mis en place un comptoir à l’entrée du magasin avec un bénévole en poste pendant les horaires de montage. En dehors de ces horaires, le magasin est ouvert uniquement pour les organisateur·rices.
Chaque départ de matériel est noté sur une liste avec les nom, prénom et numéro de téléphone de l’emprunteur.
Il peut aussi être judicieux de numéroter certains matériels.
Des chariots et/ou transpalettes permettent de limiter les risques de blessure pour la manutention du gros matériel.
Points de vigilance
• Le niveau de sécurité du magasin doit être proportionnel à la valeur du matériel stocké
• Magasinier·e peut être une mission pénible pour les bénévoles (position statique et à l’écart des festivités) : penser à faire tourner les postes !
• Certains matériels sont soumis à des précautions de stockage (produits inflammables, toxiques…).
• Attention au stockage en hauteur (risque de chute de matériel ou de personnes) : si possible, stocker sur une grande longueur plutôt que d’ajouter des étages.
Contact
David Catrouillet, Trésorier et magasinier du Don Jigi Fest
David.catrouillet@donjigifest.org