FAQ : la gestion et la valorisation du bénévolat

Cette foire aux questions émane de la rencontre sur le bénévolat organisée par le Collectif et le CROS Bretagne le 28 mai 2018.
France Bénévolat 35 était intervenu suivi d’un temps d’échange d’expériences.

Oui c’est possible, on peut passer des annonces, faire des appels à candidatures ou contacter France Bénévolat pour être mis en relation avec des bénévoles.

Quelques retours d’expériences sur le recrutement :

Les réseaux sociaux : Facebook, Instagram…

La diffusion dans les lycées (relai par les professeurs par exemple). Permet de recruter de jeunes bénévoles

L’appui sur d’autres événements : des événements « amis » peuvent relayer les appels à bénévoles à leur base de données.

Non.
Le bénévole fait autant d’heures qu’il le souhaite, à condition (pour l’association et pour le bénévole) de respecter les usages de l’association et de savoir s’arrêter quand on fatigue.

On distingue :
– Le bénévole « fonctionnel » : lors de son inscription, on pourra lui demander combien d’heures par jour il souhaite être bénévole.
– Le responsable bénévole : pendant l’exploitation, les bénévoles responsables, du fait de leurs responsabilités, sont souvent amener à être présents de nombreuses heures.

La loi du 27 janvier 2017 relative à l’égalité et à la citoyenneté précise et élargit les conditions selon lesquelles un mineur peut s’investir dans la vie associative :

Avant 18 ans, tout jeune peut adhérer librement à une association, et s’y investir de façon bénévole.

Avant 16 ans, un mineur peut créer ou administrer une association s’il a une autorisation écrite préalable de ses parents.

Entre 16 et 18 ans, un mineur peut créer ou administrer une association sans autorisation préalable de ses parents. Cependant, ses représentants légaux devront être informés par courrier de cet engagement par un des membres de l’association.

La plaquette « Etre jeune et s’engager dans la vie associative », disponible sur http://associations.gouv.fr/IMG/pdf/etre_jeune.pdf précise ce cadre juridique et fournit les documents nécessaires, notamment un courrier type d’information des représentants légaux.

Que l’association emploie ou non des salariés, elle doit veiller à ce que la mission bénévole ne correspond pas à une mission identique réalisée par un salarié ou qui pourrait être requalifiée comme telle.
En d’autres termes, l’association ne doit pas exiger du bénévole ce qu’elle demande ou demanderait dans un contrat de travail (horaires imposés, absences autorisées sous réserve d’accord préalable…).
Par ailleurs, d’un point de vue général, l’association doit s’assurer que les compétences du bénévole correspondent aux exigences de la mission confiée.
Le bénévolat est aussi interdit pour certains métiers. Sont concernés ceux qui nécessitent une qualification particulière comme les régisseurs et éclairagistes, mais aussi ceux qui renvoient à une législation spécifique.
Le bénévole ne doit pas être source de profit, même indirectement, pour une entreprise. L’association ne peut pas mettre à disposition ses bénévoles pour une SARL, avoir pour principale activité la mise à disposition de bénévoles ou recevoir de l’argent en contrepartie du temps passé par ses bénévoles sur une action. Ces cas sont considérés par l’inspection du travail comme un « prêt illicite de main d’oeuvre ».

Oui, on peut travailler sur des « fiches de poste » concernant des missions qui vont être occupées à un ou des bénévoles. Cela permet de recenser ce qu’il faut savoir concernant la mission, en quoi cela consiste, qui est en relation sur cette mission…
Pour s’engager les bénévoles ont aussi besoin d’être sécurisé, la « fiche de poste » permet de dire en quoi consiste être bénévole sur telle ou telle mission.

Attention :
La « fiche de poste » donne des indications mais pas d’instructions !
On conseille autant de « fiche de poste » ou « fiche de mission » que de missions : pour une information de qualité.

Oui on a le droit de faire des plannings à partir des retours des bénévoles sur leurs disponibilités et leurs envies.

Ce que France Bénévolat préconise :
Formaliser votre relation avec le bénévole en signant une « convention d’engagement réciproque ». C’est-à-dire avec les devoirs du bénévole et les devoirs de l’association. Dans cette convention on précisera que l’on est dans le domaine du bénévolat et sans rémunération. Et c’est dans cette convention que le bénévole sera amené à écrire ses disponibilités pour s’engager.

Il n’y a pas de lien de subordination juridique entre l’association et le bénévole, toutefois le bénévole doit respecter les règles de fonctionnement de l’association (statuts et règlement intérieur).

Le cas du festival du Film d’animation de Clermont-Ferrand :
– le lien qui pointe sur un article paru le 11/02/2010 suite à la décision de la Cour de Cassation de ne pas requalifier les bénévoles en salariés.
le modèle de convention d’engagement réciproque que ce même festival fait signer aux bénévoles depuis cette date.

Les contreparties pour les bénévoles ne sont pas envisageables selon la loi.
Dans le cadre de ces heures de bénévolat, le bénévole a toutefois le droit de bénéficier des conditions lui permettant de mener à bien sa ou ses missions :
– un droit d’entrée aux spectacles et activités de l’association,
– un tee-shirt permettant de l’identifier comme bénévole,
– un repas et des boissons,
– …

Valoriser le bénévolat peut prendre plusieurs formes :
– Accueillir les bénévoles
– S’intéresser aux bénévoles
– Offrir des espaces et des temps de contribution au projet par les bénévoles (invitation à l’AG…)
– Informer les bénévoles du projet et de son évolution, du rapport d’activités
– Mise en place du « Passeport bénévole » : créé par France Bénévolat il y a 12 ans. Le livret « Passeport bénévole » permet de consigner le bénévolat et la mission confiée, avec les expériences acquises. Document reconnu en VAE. Pas téléchargeable sur le site en ligne : France Bénévolat le vend (2 €) à l’association qui le remplit pour la première fois pour un bénévole.
– Les remercier (temps convivial après le festival, mail de remerciement…)
– Les faire bénéficier de formations
► Le Mouvement associatif de Bretagne a mis en ligne un portail recensant les formations destinées aux bénévoles sur la région : https://www.formations-benevoles.bzh/

Les droits des bénévoles :
– Chèque-repas bénévole : gratuit sauf frais de gestion et d’envoi. Géré par Tickets repas, Chèques Déjeuner… Il faut : le nom/prénom, une photo, des stands qui acceptent le chèque-repas… C’est donc très contraignant !
– Congé d’engagement bénévole : pour les dirigeants des associations (les membres du bureau), et pour les associations qui existent depuis au moins 3 ans. Congé non rémunéré (sauf si accord d’entreprise), 6 jours ouvrables par an.
– Congé solidaire.
– Congé de représentation.
– Congé de solidarité internationale : congé de plusieurs mois, contrat de travail suspendu mais on garde certains droits (droits à la retraite continuent…).
– Compte d’engagement citoyen : depuis le 1er janvier 2017. Pour les dirigeants bénévoles ou les bénévoles participant à de l’encadrement. Il faut faire au moins 200 heures de bénévolat par an. Cela donne droit à travers le Compte personnel d’activités à des heures de formation prises en charge (voir CPF).
– Pour les étudiants : la loi Egalité et citoyenneté et son décret d’application généralise depuis la rentrée 2017/2018 pour tous les établissements d’enseignement supérieur la mise en place d’un dispositif de reconnaissance des compétences et aptitudes acquises dans le cadre d’une activité bénévole au sein d’une association.

Il y a autant de bonnes façon d’accueillir ses bénévoles que d’associations !

Quelques retours d’expériences :
– Une personne référente vers qui les bénévoles savent qu’ils peuvent se tourner
– Un livret d’accueil, des fiches sur les missions
– Des réunions avant le festival pour se rencontrer et partager le projet
– Bien former et accompagner les personnes qui vont encadrer les bénévoles
– Des lieux de détente accessibles aux bénévoles pendant l’exploitation
– Une garderie pour les enfants des bénévoles !

Quelques retours d’expériences :
– Des outils de gestion : Volonteo, FileMaker ou simplement Excel
– Des moyens de communication diversifiés : mail, porte-à-porte, SMS, groupe Facebook…
– Des feuilles de route personnalisées ou au contraire l’envoi du planning global à tout le monde
– Une équipe de bénévoles « volants » pour parer aux désistements de dernières minutes
– Des outils ou procédures de transmission sur les postes pendant l’exploitation (cahier de transmission…) et au sein de l’association lorsqu’un bénévole habitué s’en va (par exemple des binômes référents/second, une période de tuilage…)

Il est possible d’imputer une valeur monétaire au bénévolat et de l’inscrire au pied du compte de résultats, dans les comptes de la classe 8.

– Cette valorisation montre aux bailleurs de fonds que les ressources propres de l’association ne se limitent pas aux seules ressources financières.
– Par rapport à l’administration fiscale, elle permet de mieux apprécier la part prépondérante des activités à but non lucratif, quand une structure a à la fois des activités sans but lucratif et des activités commerciales.
– Elle montre la gestion désintéressée de la structure.
– C’est un élément qui permet de mieux gérer la vie de l’association.

Deux méthodes existent :
– L’output : on prend les services réalisés grâce aux bénévoles et on leur affecte une valeur monétaire à partir de la valeur monétaire des services similaires vendus sur le marché. Puis on déduit les consommations intermédiaires, éventuellement l’amortissement du matériel, les salaires des salariés qui participent à ce service et ce qui reste c’est la valeur ajoutée des bénévoles.
– L’input : on prend le temps de travail bénévole et on lui impute un salaire fictif (par exemple le salaire qu’il faudrait payer à un salarié spécialiste de la tâche ou le salaire d’un salarié suffisamment polyvalent pour faire toutes les tâches du bénévole).

A noter : On ne valorise pas les contributions des bénévoles élus sur leurs présences pendant les temps de CA et bureaux.

Avant le bénévole s’engageait pour donner du temps, aujourd’hui il souhaite en plus de son temps s’engager dans un projet qu’il soutient.
Il y a de plus en plus d’actifs à faire du bénévolat et de plus en plus de jeunes également.
Depuis 10 ans, + 17 % de bénévoles.
Bénévoles ponctuels : 25 %
Bénévoles réguliers : 75 % (toute l’année)

La Bretagne compte entre 65 000 et 70 000 associations.
S’y investissent entre 640 000 et 700 000 bénévoles : soit environ un habitant sur quatre.
9 associations sur 10 ne fonctionnent qu’avec des bénévoles.
Les associations employeuses embauchent près de 100 000 salariés, soit 11,4 % de l’emploi privé.

Source : Les défis de la vie associative en Bretagne, CESER Bretagne, décembre 2017.

Une des missions de France Bénévolat Ille-et-Vilaine est d’orienter les personnes souhaitant faire du bénévolat en les accompagnant sur : comment s’engager, pourquoi, la diversité des associations sur le département, motivations à devenir bénévole…